Ob auf Messen, bei Events oder zum Download auf der Unternehmenshomepage: Die gute alte Pressemappe erweist sich auch heute noch als wertvoll. Gut gemacht, erregt sie das Interesse der Journalisten und sorgt für eine Berichterstattung. Dabei braucht es für die Erstellung einer Pressemappe zunächst einmal einen Anlass.
Zunächst einmal braucht es einen Anlass, um eine Pressemappe zu erstellen. Besonders auf Messen und Events sind sie ein fast unverzichtbares Mittel, um Medienvertreter mit Informationen zu versorgen. Aber auch themenbezogen – beispielsweise bei einer Pressekonferenz zu einer Unternehmensgründung oder der Einführung eines neuen Produkts – lohnt es sich, eine Pressemappe zu erstellen.
Pressemappe erstellen: print oder digital?
Eins gleich vorweg: Beide Varianten haben ihre Vorteile.
- Die gedruckte Pressemappe: Tatsächlich ist die Print-Version bei vielen Journalisten immer noch beliebt. Eine gedruckte Pressemappe zu erstellen, lohnt sich, da der Redakteur sie in einem persönlichen Gespräch in der Hand halten, dazu Fragen stellen und darin blättern kann. Während einer Veranstaltung hat er außerdem die Möglichkeit, handschriftliche Notizen zu machen. Insbesondere in kleiner Auflage ist es jedoch verhältnismäßig kostspielig, Pressemappen zu drucken. Bereits bei minimalen Veränderungen beispielsweise des Firmenlogos müssen die Mappen zudem erneut gedruckt werden.
- Die digitale Pressemappe: Auch die digital erstellte Pressemappe hat ihre Vorzüge. Insbesondere auf Messen möchten Journalisten oftmals nicht mit einem Mappenstapel unterm Arm durch die Hallen laufen. Außerdem vermindert die digitale Version Papierchaos auf dem Schreibtisch. Mitgeschickte Texte und Bilder können gleich verwendet werden. Auch multimediale Inhalte wie Videos und Animationen können integriert werden. Die Kosten, eine digitale Pressemappe zu erstellen, beschränken sich – lässt man die Aufarbeitung der Inhalte außer Acht – auf den jeweiligen Datenträger. Bevorzugt werden hier UBS-Sticks. Bei Veranstaltungen lohnt es sich oft, sowohl eine gedruckte als auch eine digitale Pressemappe zur Verfügung zu stellen. Journalisten können sich dann für die von ihnen bevorzugte Variante entscheiden oder auch beide in Anspruch nehmen.
Müssen sie eine englische Pressemappe erstellen?
Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, sollten Sie auch eine englische Version Ihrer Pressemappe erstellen. Berücksichtigen Sie außerdem immer den Kreis der Journalisten, für den die Informationen gedacht sind. Wollen Sie auch internationale Medien ansprechen, ist eine englische Übersetzung Pflicht. Wenn sich Ihr Kerngeschäft in einem anderen, nicht englischsprachigen Land befindet, ist auch eine Pressemappe in der entsprechenden Landessprache von Vorteil. Dabei fallen für die gedruckte wie auch die digitale Variante Kosten für die Übersetzung an.
Das klingt zwar nach viel Arbeit, aber es lohnt sich! Die meisten Journalisten recherchieren täglich zahlreiche Quellen und Unternehmen. Umso mehr Arbeit Sie den Redakteuren dabei abnehmen, desto größer ist die Chance, dass über Sie geschrieben wird. Dabei hilft eine professionell erstellte Pressemappe.
Vorlage für eine professionell erstellte Pressemappe
Das A und O ist die Auswahl von geeigneten Inhalten:
- Inhaltsverzeichnis
- Zahlen, Daten, Fakten – die Historie Ihres Unternehmens
- Pressemeldungen
- PR-Fotos
- Zusatzinformationen: Hintergrundberichte, Anwenderbeispiele, Interviews etc.
- Visitenkarte
Zur ersten Orientierung geben Sie erst einmal einen Überblick über die Inhalte der Pressemappe. Die Dokumente sollten dabei klar benannt werden, damit sie einfach zu finden sind. Steckbriefartig liefern Sie in Kurzform die wichtigsten Daten über Ihr Unternehmen. Wichtig sind außerdem die aktuellsten Pressemitteilungen. Achten Sie hier darauf, nur relevante Informationen bereitzustellen. Das Prinzip Masse statt Klasse greift hier nicht.
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Deshalb sind hochauflösende PR-Fotos ein Muss. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer Berichterstattung. Um hier rechtliche Unklarheiten zu vermeiden, sollten Sie unbedingt die entsprechenden Bildquellen angeben. Auch zusätzliche Informationen wie Interviews und Anwenderberichte sind für Redakteure von Interesse. Sie bieten einen tieferen Einblick in Ihre Produkte und das Unternehmen. Zudem ist ein zufriedener Kunde immer noch die beste Werbung. Nicht zu vergessen: Die Visitenkarte. Damit haben Journalisten eine direkte Anlaufstelle im Falle von Rückfragen.
Fazit: Eigentlich sollte die Frage nicht lauten, ob sie überhaupt eine Pressemappe erstellen müssen. Die Frage ist vielmehr, welche Art von Mappe sie für welchen Anlass benötigen. Denn eine gut gemachte und informative Pressemappe erregt das Interesse der Journalisten und bietet im besten Fall bereits alle Infos zur Berichterstattung. Denken sie auch an starkes Bildmaterial und gegebenenfalls eine Übersetzung.
