11 Tipps, um Ihre interne Kommunikation zu verbessern

Kennen Sie das Gefühl, dass wichtige Informationen im Unternehmen verloren gehen oder nicht richtig ankommen? Fehlende Transparenz und unklare Zuständigkeiten können zu Frust innerhalb der Belegschaft führen. Wir geben Ihnen 11 praktische Tipps, wie Sie Ihre interne Kommunikation verbessern und das Teamgefühl stärken können.

„PR begins at home“ – schon Edward L. Bernays , Urvater der Public Relations (PR), wusste: die Unternehmenskommunikation beginnt im Unternehmen. Schließlich sind informierte und integrierte Mitarbeitende nachweislich motivierter und loyaler gegenüber ihrem Arbeitgeber – und gleichzeitig die authentischsten Botschafter:innen in der externen Kommunikation. Wenn Sie Ihre Angestellten regelmäßig über Entscheidungen und Ereignisse im Unternehmen informieren, tragen Sie dazu bei, Konflikten und Missverständnissen vorzubeugen und sorgen dafür, dass sich (auch neue) Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen.

In den letzten Jahren sind sowohl die qualitativen als auch quantitativen Ansprüche an die interne Unternehmenskommunikation gestiegen. Mitarbeitende wollen nicht nur gut informiert werden, sondern sich auch wahrgenommen fühlen – ganz im Sinne des New Work-Konzeptes, nach dem die Teilhabe an der Gemeinschaft eine zunehmend größere Bedeutung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einnimmt. Vor diesem Hintergrund ist jede Geschäftsführung gut beraten, ihre Mitarbeitenden mitzunehmen und über die Geschehnisse in der Firma zu informieren. Dazu zählen die aktuellen Kennzahlen genauso wie Pressemitteilungen oder Informationen über Ziele und Vorhaben. Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) gibt es hier häufig Nachholbedarf.

Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre interne Kommunikation zu verbessern und effektiver zu gestalten:

Interne Unternehmenskommunikation als strategische Kommunikation

• Entwickeln Sie ein ganzheitliches Konzept für die interne Unternehmenskommunikation

Um Verbesserungspotentiale bei der internen Unternehmenskommunikation aufzudecken, ist zunächst eine eingehende Analyse der bestehenden Prozesse und Strukturen erforderlich. Sie ist die Basis für die anschließende Strategieentwicklung und Festlegung der Ziele. Den Erfolg interner Kommunikation zu messen, ist allerdings schwierig, da es meist keine zählbaren Ergebnisse gibt wie beispielsweise Veröffentlichungen in einschlägigen Magazinen. Zum Einsatz kommen in solchen Fällen unter anderem aufwendige Befragungen der Mitarbeitenden.

• Wählen Sie die richtigen Instrumente

Sobald das Konzept steht und die Ziele definiert sind, gilt es, die passenden Instrumente festzulegen. Das wichtigste Instrument der internen Kommunikation – auch Mitarbeiterkommunikation genannt – ist und bleibt die Face-to-Face-Kommunikation. Persönliche Formate wie regelmäßige Meetings sind unabdingbar. Schließlich ist das Ziel der internen Kommunikation vor allem, die Mitarbeitenden zu motivieren, sie besser zu integrieren und ihre Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen.

Unverzichtbar sind inzwischen aber auch digitale Kommunikationsmöglichkeiten. Instant-Messaging-Tools und Videokonferenzplattformen wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen Kommunikation in Echtzeit, bei der Mitarbeitende informiert werden und gleichzeitig selbst kommunizieren können. Auch das Intranet ist eine Plattform, die dem Informationsaustausch dient und gleichzeitig Interaktionsmöglichkeiten bietet, sodass Mitarbeitende die Kommunikation im Unternehmen aktiv mitgestalten können.

Weitere Instrumente der internen Kommunikation sind Mitarbeitermagazine, die die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen stärken können, und Newsletter, wobei letztere ebenso für die externe Kommunikation eingesetzt werden können.

• Schaffen Sie klare Zuständigkeiten für die Kommunikation im Unternehmen

Während die Zuständigkeiten für die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Die Zuständigkeit liegt häufig bei der Unternehmenskommunikation, aber auch die Personalabteilung, das Marketing oder die IT informieren intern – oder häufig auch „sonstige“ Abteilungen (Quelle: Linxys). Das zeigt, dass interne Kommunikation in vielen Unternehmen noch „nebenbei“ stattfindet und nicht klar reguliert ist. Im Zuge einer konsistenten und umfangreichen Einbeziehung der Mitarbeitenden bedarf es jedoch einer klaren Kommunikationsstrategie, zu der auch eindeutige Zuständigkeiten gehören. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen.

Zielgerichtete interne Kommunikation: relevante Inhalte an die richtigen Zielgruppen vermitteln

• Vermitteln Sie relevante Informationen

Interne Unternehmenskommunikation ist dazu da, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über aktuelle Themen zu informieren. Dazu gehört auch die Auswahl der richtigen Themen: Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Mitarbeiterkommunikation ist es, bestehendes Know-how bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für Ihre Belegschaft die Möglichkeit, sich uneingeschränkt über das Unternehmen zu informieren.

• Kommunizieren Sie zielgerichtet

Beachten Sie dabei aber auch die Relevanz der Themen für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Betrifft eine Information nur eine bestimmte Gruppe, sollte sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen. Außerdem sollten Sie die Länge und das Format der Kommunikation entsprechend Ihrer Zielgruppe anpassen – gebündelte Informationen können einen höheren Mehrwert bieten als das Einbeziehen irrelevanter Fakten. Eine Informationsflut kann zur Übersättigung fühlen und dazu, dass Ihre Mitarbeitenden sich wiederum nicht ausreichend informiert fühlen.

Zur zielgerichteten internen Kommunikation gehört auch: inkludieren Sie alle Mitarbeitenden, für die die Informationen relevant sind. Angestellte, die keinen Zugang zum Intranet haben oder über keine eigene Mailadresse verfügen, erreichen Sie nicht mit einem internen Newsletter. Legen Sie vorab fest, wen sie mit Ihren Informationen erreichen möchten und welche Kanäle die entsprechende Zielgruppe nutzt.

• Schaffen Sie Kommunikationskanäle ab, die nicht mehr verwendet werden

Welche Informationskanäle werden von Ihren Mitarbeitern bevorzugt genutzt? Kommunikationskanäle, die ineffektiv sind oder nicht (mehr) genutzt werden, sollten Sie abschaffen. Ganz im Sinne der zielgerichteten Kommunikation – wenn Ihre Mitarbeitenden nicht wissen, wo sie relevante Informationen finden, können sie den Überblick verlieren. Zudem spart die Bündelung der Kommunikation in einem oder wenigen Kanälen wertvolle Zeit: je weniger Kanäle bespielt werden müssen, desto geringer fällt der zeitliche Aufwand aus. Die Zusammenführung der internen Kommunikationskanäle kann die Produktivität um bis zu 20 Prozent steigern.

„Intern vor Extern“ und „Dialog statt Top-Down“ – die Richtung der Kommunikation im Unternehmen

• Kommunizieren Sie immer erst nach innen

Betrachten Sie die interne und externe Kommunikation als ganzheitliches Konstrukt und beachten Sie dabei den Leitsatz „intern vor extern“ – nicht nur in Krisenfällen wie Werksschließungen, Stellenabbau und Unfällen. Ansonsten verlieren Ihre Mitarbeitenden schnell sowohl das Vertrauen als auch die Verbundenheit zum Unternehmen. Außerdem sind informierte Mitarbeitende besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet.

• Verstehen Sie die interne Unternehmenskommunikation als Dialog

Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten, sind vorüber. Verstehen Sie die interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitarbeitenden. Diese sollten ebenso viel Gesprächsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die geäußerten Sorgen, Probleme und Vorschläge ernst. Neben der Face-to-Face-Kommunikation oder interaktiven Instrumenten wie Instant-Messaging-Tools oder dem Intranet bieten sich auch Feedbackformate wie (anonyme) Umfrage-Tools oder interne Barcamps an.

Mitarbeiterkommunikation: ehrlich und feedbackbasiert

• Kommunizieren Sie offen und ehrlich mit Ihren Mitarbeitenden

Vermeiden Sie unbedingt, falsche oder auch unzureichende Informationen weiterzugeben, sowie wichtige Informationen zurückzuhalten. Ansonsten können Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust entstehen. Meist werden Themen über den „Buschfunk“ sogar noch aufgebauscht. Bleiben Sie Ihren Mitarbeitenden gegenüber immer aufrichtig. Eine transparente, ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Missmut vor und steigert das Vertrauen in das Unternehmen.

• Führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden

Wie zu Anfang beschrieben, bleibt das Gespräch (Stichwort Face-to-Face-Kommunikation) das wichtigste Instrument zur Verbesserung der internen Kommunikation. Führen Sie daher mindestens zweimal im Jahr ein Gespräch mit jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter und machen ihnen Ihre Erwartungen und Anforderungen deutlich. So haben diese klare Zielvorgaben und wissen, was von ihnen verlangt wird. Es zeigt ihnen zudem die Sinnhaftigkeit ihrer Aufgaben auf.

• Geben Sie ausreichend Feedback

Eine dialogische interne Unternehmenskommunikation bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Sorgen und Vorschläge äußern können und von Ihnen ernstgenommen werden. Das geht allerdings in beide Richtungen: zur Mitarbeiter:innenführung gehört auch eine regelmäßige Beurteilung der Mitarbeitenden. Ein zentraler Punkt dabei ist die Anerkennung. Nichts motiviert so sehr, wie Anerkennung für die eigene Arbeit zu erhalten. Haben Sie dennoch keine Angst davor, Kritik zu äußern. Solange sie konstruktiv ist, wird sie im Endeffekt sogar oft positiv aufgenommen. Denn der oder die Kritisierte stellt fest: Es ist erstens nicht egal, wie ich mich hier verhalte. Und zweitens nimmt mich mein:e Vorgesetzte:r wahr.

Fazit: Bedeutung der internen Unternehmenskommunikation nimmt zu

In den letzten Jahren haben sich die Methoden der internen Kommunikation geändert, sodass sich ihre Rolle und Einbindung in die Kommunikationsprozesse der Organisationen im stetigen Wandel befindet. Interne Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitenden Orientierung zu bieten und Vertrauen zur Unternehmensleitung zu schaffen. Während in der Vergangenheit die Geschäftsführung Neuigkeiten einfach ans schwarze Brett gepinnt hat, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten für die interne Kommunikation bereit.

In den letzten Jahrzehnten hat sich die interne Kommunikation vom bloßen Sprachrohr der Firmenleitung hin zur Plattform für alle Mitarbeitenden entwickelt. Die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation verschwimmen dabei immer stärker. Hierbei spielen vor allem die sozialen Netzwerke eine Rolle, über die sich die Mitarbeitenden deutlich schneller als in der Vergangenheit austauschen können.

Zusammengefasst möchten wir Ihnen also diese 11 Tipps mit auf den Weg geben, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation verbessern können:

1. Entwickeln Sie ein ganzheitliches Konzept für die interne Unternehmenskommunikation
2. Wählen Sie die richtigen Instrumente der internen Kommunikation
3. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten für die Kommunikation im Unternehmen
4. Vermitteln Sie relevante Informationen
5. Kommunizieren Sie zielgerichtet
6. Schaffen Sie Kommunikationskanäle ab, die nicht mehr verwendet werden
7. Kommunizieren Sie immer erst nach innen
8. Verstehen Sie die interne Unternehmenskommunikation als Dialog
9. Kommunizieren Sie offen und ehrlich mit Ihren Mitarbeitenden
10. Führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden
11. Geben Sie ausreichend Feedback