Interne Kommunikation: Diese Instrumente sollten Sie kennen

Ein sehr persönliches Instrument der internen Kommunikation erfolgreich einzusetzen, hätte anders ausgesehen. Am Ende des Flurs flog die Tür des Redaktionstraktes auf. Unnachahmlich, dass es nur eine Person aus der oberen Etage sein konnte. Festen Schrittes stapfte mein einstiger Chef den Flur entlang. Erste Schweißperlen auf der Stirn, duckte ich mich hinter meinem Bildschirm weg. „Nur nicht meine Tür! Nur nicht ich!“, dachte ich in Befürchtung, als nächster Opfer eines abermaligen cholerischen Anfalls zu werden. Schritt für Schritt näherte sich der Wüterich meinem Büro. Die Schritte wurden lauter – heftiger – ohrenbetäubender im übertragenen Sinn – dann plötzlich leiser – puuuuuhhhhh – vorbei. Der arme Kollege am Ende des Ganges…

“Management by walking around” heißt ein Instrument der internen Kommunikation. Und nirgendwo sonst als bei meinem ehemaligen Arbeitgeber ist es mir so eindringlich begegnet – das schildere ich natürlich mit einem ;-). Besagte Person pervertierte das Instrument auf seine ganz persönliche Art. Denn prinzipiell ist diese stark dialogische und hochpersönliche Form der internen Kommunikation per se erst einmal gut. Mitarbeiterzeitschriften, Intranet, Mitarbeiternewsletter, Schwarzes Brett und Co. sichern zwar den permanenten Informationsfluss. Wer Authentizität als Chef  im Unternehmen leben und sich nahbar zeigen will, muss zwangsläufig direkt mit seinen Mitarbeitern in Kontakt treten. Das wirkt sich auch auf ein vertrauensvolles Klima im Unternehmen aus und verhindert ein „Ihr da oben – Wir da unten“.

Rang 1 der Instrumente der internen Kommunikation: das Gespräch

Blickt man in die Ansätze diverser Studien bzw. Umfragen, spielt offensichtlich die Digitalisierung der Instrumente der internen Kommunikation die herausgehobene Rolle. Doch Digitalisierung klingt erst einmal nach Automation, irgendwie Entmenschlichung der internen Kommunikation. Man fragt sich zwangsläufig: Gibt es noch die Chefs, die sich höchstpersönlich vor Ihre Mitarbeiter stellen? Ja, es gibt sie. Laut Trendmonitor Interne Kommunikation 2016 stufen Kommunikatoren das persönliche Gespräch weiterhin als wichtigstes Instrument der internen Kommunikation ein. 96,6 % der Befragten halten die Face-to-Face-Kommunikation mindestens für wichtig, davon 78,2 % sogar für sehr wichtig.

Die persönliche Kommunikation stellt bei den Instrumenten der internen Kommunikation neben der analogen und digitalen Kommunikation dabei die dritte Säule dar. Bei der Konzeptionierung einer internen Kommunikationsstrategie gelangen Kommunikatoren irgendwann an den Punkt, an dem sich die Frage nach den richtigen Instrumenten für die eigenen Kommunikationsziele stellt:

1. Muss beispielsweise eine besondere Form der Wertschätzung vermittelt werden, sollte sich der Chef auch persönlich blicken lassen. Nichts wiegt schlimmer, als nach 50 Jahren Betriebszugehörigkeit nur eine blasse Dankeschön-Mail zu senden. Der dankende und wertschätzende Händedruck bringt da deutlich mehr – vor allem Motivation auf Mitarbeiterseite.
2. Stehen unliebsame Entscheidungen an, sollte der Chef vor der Belegschaft – oder je nach dem vor einem betroffenen Teil der Belegschaft – höchstpersönlich Farbe bekennen.
3. Eigentlich nichts steigert die Mitarbeitermotivation als das wertschätzende Schulterklopfen in der Produktion.

KMU pflegen in der internen Kommunikation den direkten Draht zu Mitarbeitern

Das sind nur Beispiele und klar ist auch, dass einer solchen Art der persönlichen internen Kommunikation zwischen Führungsebene und Mitarbeitern Grenzen gesetzt sind. In Konzernstrukturen ist die Umsetzung solcher Instrumente der internen Kommunikation nur extrem schwer umsetzbar von ganz oben nach ganz unten. Dabei stellt sich aber ohnehin die Frage, ob diese Instrumente nötig sind. Hier ist der Standort- oder Teamleiter der maßgeblichere Kommunikator im Unternehmen. KMU dagegen pflegen den direkten Draht von oben nach unten. Dort sind persönliche Instrumente der internen Kommunikation unabdingbar.

Es klingt eigentlich banal, doch eben dieser Kontakt muss in der internen Kommunikation implementiert werden. Der Instrumentenmix macht es am Ende. Und selbstverständlichen Dingen schenken die Verantwortlichen am Ende unter Umständen doch zu wenig Beachtung. Daher hier eine Auflistung ausgewählter persönlicher Instrumente der internen Kommunikation:

Das Mitarbeitergespräch ist ein Muss. Mindestens einmal pro Jahr sollte sich der Vorgesetzte mit jedem Mitarbeiter zusammensetzen. Im Fokus stehen die bisherigen Leistungen und die künftigen Ziele – daher teilweise auch als Zieldialog angelegt. Auch die persönliche Zufriedenheit des Mitarbeiters und allgemeine Probleme sollten hier zur Sprache kommen. Daher ist das Gespräch nicht nur Informationskanal von oben nach unten, sondern sollte dialogisch angelegt sein. Die Stimmung im Mitarbeitergespräch ist ein Gradmesser für die Arbeitsatmosphäre.

Know-how vor Amtswürden in Besprechungen

Im Gegensatz zu Gesprächen nehmen an Besprechungen oder neudeutsch Meetings mehrere Mitarbeiter teil. Hier steht nicht die eigene Leistung im Vordergrund, sondern ein aktuelles Thema. Um dieses voranzubringen, werden hier Ideen diskutiert und im Optimalfall Maßnahmen beschlossen. Wichtig daher: Unternehmen müssen bereits bei der Einladung darauf achten, dass wirklich alle für die Entscheidungsfindung wichtigen Mitarbeiter anwesend sind. Sie sollten in einer Besprechung wegen ihres Wissens und weniger wegen ihres Amtes sitzen.

Meetings sind enorm wichtig, auch wenn sie oft als Zeitfresser wahrgenommen werden

Unter Besprechungen sind im weitesten Sinne auch Gruppendiskussionen zu sehen. Teamtreffs hingegen verlaufen nicht interdisziplinär, sondern finden zu bestimmten Themen optimalerweise regelmäßig in der für die Mitarbeiter nächsten Einheit statt. Es ließen sich noch weitere Wörter finden. Konferenzen zum Beispiel bleiben am Ende auch eine spezielle Art der Besprechung. Round-Tables dienen ebenso dem Austausch in einem bestimmten Kreis wie ein Quality Circle. Workshops dienen der reinen Know-how-Übertragung. Alle letztgenannten Instrumente haben eins gemeinsam: Sie finden in einer zahlenmäßig eingeschränkten Gruppe statt.

Vor die ganze Belegschaft in wichtigen Situationen

Wenn eine wichtige Entscheidung wie eine Werksschließung, Stellenabbau oder ein besonderer Vorfall zu kommunizieren ist, ruft ein Chef bestenfalls zur Betriebsversammlung. Hier informiert er nicht nur, sondern stellt sich auch den Sorgen oder auch der Wut seiner Mitarbeiter. Das zeigt Charakter und Überzeugung von der eigenen Sache, als im stillen Kämmerlein Entscheidungen zu treffen und sich vor der eigenen Belegschaft zu verstecken. Soll es ja auch geben… ;-( Die Betriebsversammlung muss aber zwangsläufig vorbereitet sein, zumal der Anlass in den meisten Fällen eher negativ ist. Daher gilt es sich auf kritische Fragen vorzubereiten. Der ungetrübte Blick von außen hilft dabei den Blick für die Gefahren dieser offen Art der Kommunikation zu schärfen.

Betriebsversammlungen finden oft nur bei schlechten Nachrichten statt

Von der großen Bühne zurück zum Ausgangspunkt: Management by going around – eigentlich die Königsdisziplin der internen Kommunikation. Denn Fakt ist: Nicht jeder ist vom Typ her geboren dafür. Die Mischung aus freundschaftlichem Schulterklopfer und harter Info im „Vorbeigehen“ muss erst einmal gehalten werden. Wer sich aber des Öfteren in der Produktion, auf der Baustelle oder im Büro bei seinen Mitarbeitern blicken lässt, muss sich über die Chef-Sprechstunde keine Gedanken mehr machen. Denn beim Gang durchs Unternehmen signalisieren Chefs ohnehin: Ich habe immer ein offenes Ohr für dich.