Einen Krisenstab aufbauen: Das sollten Sie beachten

Wer den Verlauf und die Muster von Krisen kennt, weiß: Ist die Krise erstmal da, ist es fast schon zu spät zu handeln. Deshalb sollten sich Unternehmen auf Krisen vorbereiten und für den Fall der Fälle einen Krisenstab, also ein kompetentes Führungsteam aufgestellt haben. Wir zeigen, wie sich dieser zusammenstellt und was Sie in Ihrer Krisen-PR beachten sollten.

Totschweigen? Lügen? Fehler einräumen? Egal, wie Sie Ihre Krisen-PR angehen und ob Sie sich zu einer offenen Kommunikation oder dem klassischen Aussitzen entscheiden, um eine Instanz kommen Sie in einer Krise nicht vorbei: dem Krisenstab. Wer diesem angehört und welche Aufgaben er hat, sollte vor einer Krise festgelegt werden, um im Fall der Fälle schnell agieren zu können.

Der Krisenstab kommt zusammen, um die Lage aus unterschiedlichsten Perspektiven zu beurteilen und Sofortmaßnahmen einzuleiten – von der Rettung von Menschenleben, über den Schutz von Umwelt und Sachgütern bis zu unternehmerischen Zielen wie der Fortführung der Geschäftstätigkeit und dem Rückruf eines Produktes. Der Krisenstab berät die Krisenstabsleiterin oder den Krisenstabsleiter mit Hilfe eines Lagebeurteilungsprozesses:

1. Systematische Erfassung der Lage
2. Bedeutung der Lage herausarbeiten
3. Schlussfolgerungen ziehen und konkrete Maßnahmen einleiten

Das sollten Sie bedenken: Die Aufgaben des Krisenstabes sind umfangreich. Wird er einberufen, können die teilnehmenden Personen oft ihrem Tagesgeschäft nicht mehr nachgehen, da lange Beratungen in akuten Phasen die Regel sind.

Die Aufgaben eines Krisenstabes

• Sich umfassend über die aktuelle Lage informieren und zusätzliche Lageinformationen als (Gesamt-) Lagebild kontinuierlich fortschreiben
• Den Informationsfluss in den Stab hinein und aus dem Stab heraus strukturieren
• Vorbereitete Notfallpläne ausführen und anweisen sowie weitere Maßnahmen veranlassen, koordinieren und überwachen
• Aktuelle Informationen für Entscheidungsträger:innen innerhalb des Unternehmens und ggf. der Behörden bereithalten
• Die interne und externe (Krisen-)Kommunikation koordinieren bzw. übernehmen
• Eine revisions- bzw. gerichtsfeste Dokumentation der Entscheidungen und durchgeführten Maßnahmen sicherstellen

Der Aufbau eines Krisenstabs

Fünf bis acht Personen sind eine gute Richtgröße für einen Krisenstab. Ihm sollten gut ausgebildete Führungskräfte angehören. Zudem muss eine geeignete Arbeitsumgebung für effektives Krisenmanagement geschaffen werden (Stichwort: War Room). Der genaue Aufbau des Krisenstabes orientiert sich am Organigramm Ihres Unternehmens – das einzig richtige Modell gibt es nicht. Die Leitung des Krisenstabes übernimmt in KMU meist ein Mitglied der Geschäftsführung. Die Leiterin oder der Leiter hat die Entscheidungskompetenz und beruft das Gremium ein. Die Mitglieder eines Krisenstabes sollten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen kommen und sich in ihren Kompetenzen ergänzen.

Nicht dauerhaft beständige Mitglieder des Krisenstabes können Juristinnen oder Fachanwälte sein, die je nachdem, welcher Bereich Ihres Unternehmens von der Krise betroffen ist, mit Ihrer Expertise beratend zur Seite stehen.

Häufige Fehler des Krisenstabs

Ein Fehler, den viele Leiterinnen und Leiter von KMU dabei machen: Sie geben die gesamte Verantwortung an eine Hausjuristin oder einen Hausjuristen ab. Zum einen müssen Sie bedenken, dass diese meist wenig Kompetenz haben, was die Wirkung Ihrer Empfehlungen kommunikativ für die Außenwahrnehmung bedeuten. Fast immer geben die Juristinnen und Juristen den Rat, gar nichts zu kommunizieren oder geben so umfangreiche, komplexe Statements ab, dass diese medial nicht zu gebrauchen sind.

Die Aufgabe des Krisenstabes ist es, zwischen den unterschiedlichen Empfehlungen der rechtlichen Beratung und der kommunikativen Beratung bspw. durch die PR-Abteilung oder eine beauftragte PR-Agentur abzuwägen.

Ein weiterer Fehler, der immer wieder zu beobachten ist: Die Krise wabert schon seit einiger Zeit, aber der Krisenstab tritt nicht zusammen, da er nicht einberufen wird. Erst wenn es zum großen Knall kommt (zum Beispiel einer umfangreichen negativen Berichterstattung in der Presse), wird er aktiv. Deshalb scheuen Sie sich nicht, den Krisenstab schon bei den ersten Anzeichen einer Krise einzuberufen. Er ist zunächst einmal nicht mehr als ein internes Beratungsgremium. Sein Zusammenkommen muss nicht automatisch bedeuten, dass sich die Krise verschärft.

Welche Voraussetzungen sollte ein Mitglied des Krisenstabs erfüllen?

• Sehr gute Kenntnisse der Betriebsstrukturen und Abläufe
• Gute Kenntnisse der Stabsarbeit, Abläufe und Bedürfnisse
• Fähigkeit, komplexe Strukturen und deren Ursachen rasch zu erkennen
• Kommunikationsfähigkeit (wirkt vertrauensvoll, überlegt und zuversichtlich)
• Gesundes Beurteilungsvermögen/Urteilsfähigkeit
• Fähigkeit, strukturiert zu denken und Handlungen zu priorisieren
• Hohe Dienstleistungsbereitschaft
• Motivationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit auch unter Druck und in Stresssituationen gute Ergebnisse zu liefern
• Verfügt über hohe Sozialkompetenzen
• Genießt das Vertrauen der vorgesetzten Instanz
• Bereitschaft zur Übernahme der vorgesehenen Funktion im Krisenstab

Fazit

Krisen treffen KMU meist plötzlich und unerwartet. In dieser Situation sollte es am besten schon einen Krisenstab geben, der sich über seine Aufgaben im Klaren ist. Damit gewährleisten Sie, dass der Krisenstab schnell handlungsfähig ist und keine wichtige Zeit mit dem Zusammenstellen und dem Verteilen von Aufgaben verloren geht.