Pressekonferenzen und Co. – Warum Unternehmen auf Messen mit Redakteuren reden sollten

Unternehmen aus allen möglichen Branchen nutzen Messen, um dort ihre Produkte und Dienstleistungen vorzustellen, neue Kundenkontakte zu knüpfen sowie bestehende zu festigen. Das ist gut. Wer allerdings solche Großveranstaltungen lediglich als Vertriebswerkzeug betrachtet, verschenkt eine wertvolle Chance. Als Public Relations Agentur geben wir folgenden Tipp: Pressekonferenzen und Hintergrundgespräche auf Messen sind gute Gelegenheiten, um persönliche Kontakte zu Redakteuren von Fachmedien zu knüpfen.

Für die Unternehmenskommunikation ist es Gold wert, wenn Redakteure wissen, wer hinter einer Marke steht. Denn Betroffenheit erhöht das Interesse: Wer den Menschen hinter einer Geschichte kennt, nimmt diese stärker wahr. Und er erzählt sie mit höherer Wahrscheinlichkeit weiter. Das gilt auch für Journalisten. Was schließen wir daraus? Persönliche Kontakte können dazu beitragen, dass häufiger über ein Unternehmen berichtet wird.

Vier Gründe für Pressekonferenzen und Co. auf Messen

Als Public Relations Agentur raten wir deshalb dazu, auf Messen nicht nur vertrieblich, sondern auch öffentlichkeitswirksam aktiv zu sein. Folgende Gründe sprechen dafür:

• Redakteure von Fachmedien sind meist ohnehin auf Messen unterwegs und auf der Suche nach Geschichten für die Berichterstattung. Der Besuch einer Pressekonferenz oder eines Messestandes ist für sie daher oft einfacher, als an einem Unternehmensstandort vorbeizuschauen.
• Oft werden zu Messen Pressemitteilungen verschickt. Im Gespräch können die darin enthaltenen Informationen präzisiert und angereichert werden. Das bietet die Chance einer höheren Informationsdichte in den Artikeln.
• Bei Pressekonferenzen und Hintergrundgesprächen können sich die Verantwortlichen der Unternehmen als Experten positionieren. Auf der Suche nach Interviewpartnern für ihre Berichterstattung kommen Redakteure gerne auf bekannte Gesichter zurück.
• Die Kommunikation mit Journalisten findet im Anschluss an ein Kennenlernen häufig auf einer anderen Ebene statt. Sie ist weniger anonym.

Pressekonferenz und Hintergrundgespräch: Was ist das eigentlich?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit Redakteuren auf einer Messe in Kontakt zu treten. Als Public Relations Agentur halten wir Pressekonferenzen und Hintergrundgespräche für sinnvoll. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Hintergrundgespräche einen persönlicheren Charakter haben.

Bei Pressekonferenzen kommen mehrere Vertreter von Medien zusammen. In der Regel besteht eine Pressekonferenz aus zwei Teilen: Zunächst referieren Vertreter des Unternehmens über mindestens ein aktuelles Thema. Danach besteht für die Redakteure die Möglichkeit, in großer Runde Fragen zu stellen. Häufig werden auch Pressemappen mit den vorgestellten Inhalten und weiteren Informationen über das Unternehmen verteilt. Alles, was auf einer Pressekonferenz gesagt wird, darf veröffentlicht werden. Ratsam ist eine Pressekonferenz allerdings nur, wenn es tatsächlich etwas zu berichten gibt zum Beispiel Produktneuheiten, strategische Entwicklungen, Personalien.

Ein Hintergrundgespräch hingegen ist persönlicher. Hierbei kommen eine Auswahl an Redakteuren – oft auch nur einer – und ein Sprecher des Unternehmens zusammen, um sich über verschiedene Themen zu unterhalten. Die Inhalte müssen dabei nicht zwangsläufig für die Öffentlichkeit bestimmt sein, sondern dienen zur Information oder Aufklärung der Journalisten über das Unternehmen oder einzelne Sachverhalte und Zusammenhänge. Das stärkt das gegenseitige Verständnis und baut Vertrauen auf. Es können dabei auch Themen für eine zukünftige Berichterstattung abgesprochen werden. Im Gegensatz zur Pressekonferenz braucht man für ein Hintergrundgespräch keinen konkreten Anlass oder aktuelle Informationen.

Tipps von der Public Relations Agentur: Das Kennenlernen organisieren

Ganz egal, ob das Kennenlernen zwischen Redakteuren und einem Unternehmen bei einer Pressekonferenz oder einem Hintergrundgespräch stattfindet: Vorbereitung gehört dazu. Einfach eine Tasse Kaffee zu kochen und zu schauen, wie sich das Gespräch entwickelt, ist nicht zielführend. Ein paar Fragen sind im Vorfeld zu klären:

• In welchem Rahmen findet das Kennenlernen statt? Unter anderem die Auswahl der Teilnehmer seitens des Unternehmens und der Presse, Räumlichkeiten, Termin und Dauer, Art der Präsentation (z.B. Vortrag mit Powerpoint-Präsentation oder interaktives Gespräch)
• Was wird benötigt? Zum Beispiel Computer und Beamer, Übersetzer, Catering
• Worum soll es inhaltlich gehen? Zum Beispiel Unternehmenspräsentation, aktuelle Entwicklungen, politische Stellungnahmen
• Welche Rückfragen könnten eventuell kommen und wie kann man diese beantworten?

Sind die organisatorischen und inhaltlichen Fragen geklärt, können die Redakteure eingeladen werden. Bei einer Pressekonferenz erfolgt dies in der Regel schriftlich mit der Bitte um verbindliche Anmeldung. Je nach Resonanz kann man im Nachgang bei einzelnen Redakteuren telefonisch nachhaken. Zu Hintergrundgesprächen sollte man die Gesprächspartner auf jeden Fall persönlich einladen.

Das Fazit einer Public Relations Agentur

Aus Sicht einer Public Relations Agentur lohnt sich die Mühe. Wir pflegen unsere Kontakte zu Fachredakteuren regelmäßig. Das Ergebnis sind Anfragen an Kontakte aus Unternehmen, mit denen wir sie im Vorfeld persönlich bekannt gemacht haben. Unsere Kunden werden oft gebeten, zu bestimmten Themen Stellung zu beziehen oder Anwenderberichte sowie Fachbeiträge zu liefern. Wir sehen dies als klares Zeichen für die starke Wirkung eines persönlichen Kennenlernens zwischen Journalisten und den „Gesichtern“ der Betriebe. Insofern lautet unser Fazit: Wer sein Unternehmen ohnehin auf Messen präsentiert, sollte Journalisten als Zielpublikum definitiv mit einschließen.