Als PR-Berater ist man multifunktional einsetzbar, vielseitig begabt und im besten Fall sogar ein Exemplar der berühmten Gattung „eierlegende Wollmilchsau“. Man kennt sich mit der deutschen, europäischen und vielleicht auch internationalen Medienlandschaft aus. Man weiß, welches Medium welche Anforderungen stellt, welches Thema wie aufbereitet werden kann und muss. Als PR-Berater ist man bei Sputnik fürs Texten und fürs Fotografieren zuständig. PR-Berater beraten, wie der der Job-Titel schon sagt. Aber in einer PR-Agentur ist man vor allem auch eins: Jongleur.
Mindestens fünf, wenn nicht 15 oder 20, Bälle hält man täglich in der Luft. Klingt nach Herausforderung und organisatorischer Höchstleistung? Ist es an einigen Tagen auch. Wenn die (Selbst-)Organisation stimmt, ist es aber wie vieles nur halb so schlimm.
Eine Ansammlung von Post-its oder eine ewig lange To Do-Liste ohne Priorisierung? Das geht wohl nur mit einem sehr guten Gedächtnis länger als zwei Tage gut. Wie aber schafft man es als Berater, Texter, Fotograf und Ansprechpartner für ganz unterschiedliche Belange den Überblick zu behalten? Zunächst einmal ein kleiner Einblick in den Alltag eines PR-Jongleurs, äh -Beraters.
Tagesablauf in einer Public Relations-Agentur
8:15 – Rechner hochfahren und ganz wichtig, während dessen kann die erste Kanne Kaffee des Tages aufgesetzt werden. Am Schreibtisch einrichten: Kalender für heute checken und die To Do-Liste bereit legen.
8:25 – Email-Postfach prüfen. Was ist über Nacht eingetrudelt? Ok, zwischen Newslettern, Alerts und Meetinganfragen ist nichts dabei, was sehr dringend ist.
8:35 – Was ist heute wichtig? Ah ja, ich fange mit der Pressemitteilung für Kunde A an. Notizen werden parat gelegt, eine kurze Recherche zum Thema beginnt. Das Dokument wird im System angelegt. Ich beginne mit dem ersten Entwurf. Es läuft ganz gut, Sätze und Infos werden ins Template getippt.
8:55 – Kunde B ruft an. Letzte Absprachen vor dem Versand einer Pressemitteilung am späteren Vormittag. Ok, alles passt und ist vorbereitet. Es könnte losgehen.
9:00 – Zurück zur Mitteilung für Kunde A. Wo war ich nochmal? Ah ja, da geht’s weiter.
9:20 – Anfrage von einem Kollegen: Wann willst du deine PM von Kunde B versenden? 10 Uhr. Ok, passt, dann versendet er noch vor mir. Weiter geht’s mit der PM für A.
9:45 – Der erste Entwurf für die PM für Kunde A steht. Schnell ausdrucken, selbst noch einmal checken und dem netten Kollegen gegenüber zur Prüfung geben.
10:00 – So, ich könnte dann die Mitteilung für B versenden. Der Newsdesk ist allerdings besetzt. Wie lange brauchst du noch? 10 Minuten? Ok. Sag Bescheid, wenn du fertig bist. Was macht mein Email-Postfach?
10:10 – Zehn Minuten später geht’s los mit dem Versand für Kunde B. Freigegebene Pressemitteilung, Bildmaterial, Verteiler, alles da. Es kann was werden.
10:40 – Versand erledigt. Was hat sich im Postfach getan? Rückruf Kunde C? Ja, wird sofort erledigt.
10:55 – Das Telefonat hat einen dringenden Rechercheauftrag ergeben. Kann ich mein Meeting um 11 Uhr eine halbe Stunde nach hinten verschieben? Ja? Super, danke. Bis gleich. Ich fange mit meiner Recherche an.
11:25 – In fünf Minuten startet das verschobene Meeting. Die Recherche für Kunde C ist erstmal fertig. Schnell noch die Ergebnisse verschicken.
11:30 – In zwei Wochen steht ein Krisen-PR-Workshop bei Kunde D auf dem Programm. Zwei Kollegen und ich ziehen uns in den Konferenzraum zurück. Wir planen Ablauf und Inhalte des Tages. Wir sind gut im Zeitplan, aber die Aufgabenliste für den Workshop ist noch nicht abgearbeitet. Genau, die Präsentation gucke ich mir bis zum nächsten Treffen an.
Auch ein PR-Berater isst zu Mittag
12:30 – Vor dem Konferenzraum treffen sich ein paar Kollegen. Sie demonstrieren nicht, aber es geht um einen wichtigen Tagesordnungspunkt: die Mittagspause. Wir machen erstmal Schluss mit der Vorbereitung des Workshops. Alle haben ihre Aufgaben. Schnell noch Emails und Anrufe prüfen, bevor es mit den Kollegen zur Pause geht.
13:30 – Redaktionsanfrage zur PM von Kunde B nach dem Versand am Vormittag. Sie kann unkompliziert beantwortet werden.
13:40 – Der nette Kollege von gegenüber hat die PM für Kunde A redigiert. Hast du Zeit sie zu besprechen? Klar, gern.
13:55 – Prima, danke. So ist der Entwurf doch rund. Fix eine Mail an den Kunden schreiben und ihm den Entwurf schicken.
14:00 – Wie sieht es eigentlich auf unserem Blog aus? Eine Kollegin hat einen neunen Beitrag fertig. Super, dann gucke ich mir den doch sofort an.
14:15 – Ich hab kaum Anmerkungen am Blogbeitrag der Kollegin. Hast du eigentlich schon eine Bildidee? Ja, stimmt, das könnten wir machen. Wollen wir morgen Vormittag ein kleines Shooting machen?
14:20 – Interner Anruf von einem Kollegen. Kannst du mir mal einen Rat zum Projekt von Kunde E geben? Klar. Wollen wir uns in zehn Minuten treffen? Super, bis gleich. Die restlichen Minuten können wunderbar genutzt werden, um die Veröffentlichungen von Kunde F zu prüfen. Welche Online-Medien haben die gestern verschickte Pressemitteilung bereits veröffentlicht?
14:30 – Internes Meeting zu Kunde E. Um was geht es genau? Ok,B2C-Kommunikation. Für Publikumsmedien brauchst du einen anderen zeitlichen Vorlauf und andere Informationen sowie Bilder als für Fachmedien. Natürlich, wenn du mir die Infos schickst, kann ich dir gern helfen, ich bereite dir eine Mitteilung vor.
14:45 – Unterstützung des Kollegen auf der To Do-Liste notieren. Das Projekt hat Zeit bis Ende der Woche. Was ist im Email-Postfach passiert?
14:55 – Kunde F plant ein neues Produkt für sein B2B-Portfolio. Wie können wir die Produkteinführung mit Presse- und Öffentlichkeitsarbeit begleiten? Verabredung für ein Telefonat morgen um 10 Uhr. Bis dahin mache ich mir schon einmal Gedanken über eine mögliche PR-Strategie.
15:00 – Zeit für die Sputnik-Akademie. Thema heute: Finanzkommunikation. Welche rechtlichen Vorgaben gibt es? Welche Kennzahlen gehören in eine PM zum Geschäftsjahr? Und, welche Chancen und Risiken bietet die Finanzkommunikation. Ein Kollege, unser Experte auf diesem Gebiet, referiert 45 Minuten lang. Anschließend stellt er sich den Fragen der anderen PR-Berater unserer Agentur.
16:15 – Was ist während der Akademie in meinem Postfach passiert?
16:25 – Für das Telefonat morgen zur PR-Strategie für Kunde F muss ich mir noch ein paar Gedanken machen. Recherche auf der Website des Kunden, in Foren, Blogs und Branchenmedien nach aktuellen Themen und natürlich, welche Inhalte und Themen wir in der Vergangenheit aufbereitet haben.
16:55 – So, was habe ich heute geschafft? Die To Do-Listen werden fix upgedatet. Was sagt der Kalender für morgen? Der Kollege von gegenüber ist morgen im Home Office. Ok, dann telefonieren wir zur PR-Strategie für Kunde F. Kannst du dir auch schon mal Gedanken dazu machen? Prima, danke. Wie machen wir das mit der angedachten Balkon-Party der Mitarbeiter? Ja, besprechen wir auch morgen.
Geregelte Arbeitszeiten sind in PR-Branche selten, aber möglich
17:15 – Feierabend. Die verschiedenen Bälle werden schön ordentlich auf dem Schreibtisch abgelegt. Morgen geht´s dann wieder rund.
Wie klappt es denn nun mit der (Selbst-)Organisation? In einer PR-Agentur ist man häufig eben nicht nur Berater, Texter und Fotograf, sondern auch Projektmanager. Ein Projekt ist grob gesagt, ein einmaliges Vorhaben mit einem konkreten Ziel sowie einer zeitlichen, finanziellen und personellen Begrenzung.
Viele Unternehmen leiden heute an einer ausgeprägten „Projektivitis“: Jedes kleine Vorhaben wird zu einem Projekt erklärt und viel Zeit in seine Planung investiert – bevor es dann in der Schublade verschwindet. Einfach mal machen ist manchmal auch nicht verkehrt. Was nicht heißen soll, dass vermeintlich „kleine Projekte“ kein Management benötigen: auch viele kleine Projekte binden Kapazitäten und tragen nicht gerade zur Übersicht bei.
Die Minimalanforderungen im Projektmanagement lassen sich mit wenigen Punkten zusammenfassen:
- Projektverantwortlichen finden und benennen
- Projektteam zusammenstellen
- Kick-off-Meeting zum Start
- Strukturplan mit Aufgabenverteilung (Aufgabenpakete)
- Terminierung der Aufgaben
- Definition von Meilensteinen
- Berichtsformat und Frequenz vereinbaren
- Meeting zum Projektabschluss mit Fazit
In der PR, wenn es zum Beispiel um eine Pressemitteilung geht, ist es immer sehr wichtig, die Freigaben von allen Beteiligten einzuholen, spätestens vor dem Versand: ein Meilenstein.
Fazit
Der Alltag eines PR-Beraters ist also bei weitem nicht so schillernd wie es in diversen Filmen, Serien und Büchern präsentiert wird. Neben der Konzeptentwicklung, Content-Produktion und Ansprüchen an die Kreativität ist es auch ein gutes Zeitmanagement was ein PR-Berater leisten muss. Eine Prise Organisationstalent und ein gutes Gedächtnis können dabei natürlich nicht schaden.
