Wie Sputnik die Coronakrise meistert

Bereits seit mehreren Monaten leben und arbeiten wir Sputniker nun mit dem unliebsamen Virus. Es ist nicht mehr zu leugnen, dass Corona unsere Arbeitswelt zum Teil verändert hat. Vieles läuft aber auch wie gewohnt weiter. Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen.

Seit rund zweieinhalb Monaten sitzt die Mehrheit des Sputnik-Teams nun im Home-Office. Und auch, wenn viele der Einschränkungen inzwischen wegfallen oder gelockert wurden: Erst ab Mitte Juni dürfen wieder alle Kinder in NRW in die Kita und Schule – allerdings nur mit Einschränkungen. Und auch die Kontaktbeschränkungen gelten bis zum 29. Juni. Ebenso bleiben die Abstands- und Hygieneregeln bestehen.

#stayhome #staysafe

Mittlerweile ist der Alltag im Home-Office Normalität geworden. Und der Alltag mit Corona irgendwo auch. Wie haben wir es geschafft, dass unser Arbeitsalltag im Großen und Ganzen wie gehabt weiterlief und immer noch läuft? Hier ein Blick hinter die Kulissen:

Home sweet home

Bereits Mitte März hat Sputnik einen großen Teil der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen. Nach Erlassung der Kontaktbeschränkung konnten schließlich alle Sputniker auf das Home-Office umsteigen. Eine Grundvoraussetzung dafür: die passende technische Ausstattung. Dank Home-Office-Laptops und Verbindung zu unserem Netzwerk kein Problem. Da unsere Arbeit sowieso hauptsächlich am Computer und am Telefon stattfindet und Home-Office auch vorher bei Sputnik möglich war, war es für viele keine große Umstellung. Und während einige ihre Leidenschaft für die Arbeit von zu Hause aus entdeckt haben, sehnen sich die anderen nach unserem schönen Büro am Hafen Münsters. Für die wenigen, die noch hin und wieder an ihrem gewohnten Arbeitsplatz vorbeischauen, gelten selbstverständlich die bekannten Abstands- und Hygieneregeln.

Für jeden Fall gewappnet

Wie viele andere waren auch wir am Anfang sehr verunsichert. Schließlich erlebt man eine Pandemie nicht alle Tage. Was ist im Falle einer Ausgangssperre zu tun? Wie gehen wir mit externen Kundenterminen um? Was ist, wenn sich einer von uns mit dem Virus ansteckt? Diese und viele viele weitere Fragen werden ausführlich in unserer internen Kommunikationsplattform beantwortet – selbst die, die man sich bis dahin noch gar nicht gestellt hatte. Von betrieblichen Regelungen, die Abstandsregeln, Dienstreisen oder die Firmenwagen betreffen, über den möglichen Fall eines Corona-Verdachts bis hin zu allgemeinen Informationen rund um das Virus – Sputnik hat alle Zahlen, Daten, Fakten Szenarien und Maßnahmen zusammengetragen. Und wenn auch einige Verdachtsmomente kurz für Panik gesorgt haben – zu unserem Glück hat sich bis heute offiziell keiner von uns angesteckt.

Virtuell statt face-to-face

Jeden Dienstag um 10 Uhr ist es wieder soweit: Unser „Blick nach vorn“ startet. Andere kennen es vielleicht Jour fixe oder einfach als wöchentliches Meeting. In unserem Konferenzraum sitzen wir alle zusammen und besprechen die Highlights der letzten Woche, die Termine der aktuellen Woche, diskutieren über Probleme und wie man sie lösen könnte, stellen Fragen an die Geschäftsführung und besprechen, was Mitarbeiter in einem Jour fixe halt so besprechen.  Und in Corona-Zeiten? Auch jetzt treffen wir uns dienstags pünktlich um 10 Uhr, nur halt vor den Bildschirmen. Microsoft Teams und Zoom sei Dank läuft unser „Blick nach vorn“ fast wie gewohnt ab: mit den Highlights, den Diskussionen und den Terminen. Alle weiteren Informationen werden über unsere interne Kommunikationsplattform oder – ganz klassisch – per Mail kommuniziert. Besonders in Ausnahmesituationen wie diesen und speziell im Home-Office ist regelmäßige und umfassende Kommunikation unter den Mitarbeitern wichtiger denn je. Selbstverständlich würden wir uns gerne mal wieder persönlich sehen, aber die Gesundheit geht immer vor.

Das gilt auch für Kundentermine: Um das Infektionsrisiko so niedrig wie möglich zu halten, werden seit dem Ausbruch der Pandemie fast alle Termine über Videokonferenzen abgehalten. Erst seit den Lockerungen nehmen wir wieder vereinzelt Termine bei den Kunden vor Ort oder in der Agentur wahr.

Ein bisschen Spaß muss sein

Angesichts von Meldungen anderer Unternehmen über Kurzarbeit, Verluste und sogar Insolvenz, fühlen sich viele Angestellte unsicher. Die Gesellschaft Public Relations Agenturen (GPRA) führte unter ihren Mitgliedern eine Blitz-Umfrage zur Corona-Krise durch. Teilgenommen haben 25 Agenturen. Laut den Ergebnissen gaben 70 Prozent der Befragten an, dass es bereits Budgetkürzungen gegeben habe. Bei der Mehrheit in einem geringen Maß, definiert als unter 50.000 Euro. Trotz der unsicheren Zukunft und einer möglichen zweiten Welle, versuchen wir Sputniker motiviert zu bleiben und Spaß bei der Arbeit zu haben. Auf unserer Facebook-Seite geben wir einen Einblick in unseren Home-Office-Alltag – inklusive Tipps gegen den Lagerkoller – oder präsentieren unsere eigenen Sputnik-Stoffmasken.

Die Chance in der Krise nutzen

Neben den Budgetkürzungen haben sich laut der Umfrage der GPRA auch neue Umsatzmöglichkeiten bei „krisennahen Beratungsleistungen“ ergeben. Auch Sputnik konnte seine Kompetenzen in Sachen Krisenkommunikation und interne Kommunikation unter Beweis stellen. Auf unserer Website informieren wir bestehende und potenzielle Kunden, wann Kommunikationsmaßnahmen sinnvoll sind und was Sputnik leisten kann. Dazu gehören beispielsweise das Verfassen von Mitarbeiterinfos und Handlungsempfehlungen oder das Versenden von Statements an die Öffentlichkeit.

Fazit

Gerade Einrichtungen und Unternehmen aus dem Bereich Gesundheit, Einzelhandel oder Industrie können ihre Mitarbeiter nicht einfach ins Home-Office schicken. Wir sind uns bewusst, was für ein großes Glück wir haben und froh, dass wir – im Gegensatz zu vielen anderen Arbeitnehmern – fast wie gewohnt weiterarbeiten können. Trotz allem versuchen wir, die Krise als auch Chance zu sehen, unsere Kompetenzen zu erweitern, neue Kunden zu gewinnen und unsere digitalen Strukturen zu optimieren.